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北京佑安醫(yī)院

處內(nèi)制度

首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京佑安醫(yī)院檔案管理制度

發(fā)布機(jī)構(gòu)：審計(jì)處 瀏覽次數(shù)： 發(fā)布時(shí)間：2013-02-06
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第一章    總則
第一條    內(nèi)部審計(jì)檔案，是審計(jì)處在進(jìn)行審計(jì)活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的、以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄。審計(jì)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分。
第二條   本制度所指審計(jì)檔案管理是指審計(jì)處建立審計(jì)檔案并進(jìn)行收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交的活動(dòng)。
 
第二章    內(nèi)部審計(jì)檔案歸檔材料的范圍
第三條    歸入內(nèi)審檔案的文件材料包括：立項(xiàng)性文件材料、證明性文件材料、結(jié)論性文件材料和備查性文件材料。
1、 立項(xiàng)性文件材料：審計(jì)通知書、審計(jì)委托書、審計(jì)實(shí)施方案，有關(guān)審計(jì)項(xiàng)目的請示、報(bào)告、批示等文件資料。
2、 證明性文件材料：審計(jì)證據(jù)（含承諾書）、審計(jì)工作底稿。
3、 結(jié)論性文件材料：審計(jì)報(bào)告、相關(guān)會議紀(jì)要、審計(jì)報(bào)告征求意見書、復(fù)核意見書、審計(jì)意見書、審計(jì)建議書、移送處理書、審計(jì)處罰決定書、審計(jì)文書送達(dá)回證等。
4、 其它備查文件材料。
第四條    審計(jì)檔案內(nèi)的文件材料按結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料、其他備查文件四個(gè)部分進(jìn)行排列。
 
第三章    審計(jì)檔案管理
第五條    審計(jì)檔案管理按審計(jì)項(xiàng)目案卷形成過程實(shí)行分工負(fù)責(zé)制。同時(shí)，在業(yè)務(wù)管理上接受上級審計(jì)機(jī)關(guān)和單位綜合檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。審計(jì)處設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)完成案卷的收集、登記、保管及次年在規(guī)定的時(shí)間向醫(yī)院檔案室移交。
第六條   審計(jì)檔案的建立實(shí)行審計(jì)組負(fù)責(zé)制。審計(jì)項(xiàng)目確定后，審計(jì)組長即為負(fù)責(zé)該項(xiàng)目歸檔的責(zé)任人。審計(jì)項(xiàng)目開始實(shí)施，歸檔責(zé)任人應(yīng)注意及時(shí)收集相關(guān)文件和材料，待項(xiàng)目終結(jié)時(shí)，對所有文件、材料進(jìn)行整理、鑒別和取舍，并進(jìn)行歸類組卷。
第七條   審計(jì)檔案的建立，采取誰審計(jì)誰立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔的責(zé)任制度。
第八條   審計(jì)檔案按審計(jì)項(xiàng)目立卷，一個(gè)項(xiàng)目一卷。跨年度項(xiàng)目在項(xiàng)目終結(jié)年度立卷。
第九條   審計(jì)案卷內(nèi)的文件材料按結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料為序排列。結(jié)論性文件材料采用逆審計(jì)程序并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列；證明性文件材料按與審計(jì)報(bào)告所列問題和審計(jì)評價(jià)意見相對應(yīng)的順序依次排列；立項(xiàng)性文件材料按文件材料形成時(shí)間順序并結(jié)合文件材料的重要程序進(jìn)行排列。
第十條   除審計(jì)項(xiàng)目形成檔案外，日常工作中下列檔案由檔案管理人員負(fù)責(zé)管理：
1、 上級部門及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對審計(jì)工作的指示、批復(fù)及有關(guān)規(guī)定、辦法、通知及文件。
2、 醫(yī)院有關(guān)審計(jì)工作的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請求、報(bào)告等文件。
3、 審計(jì)處的機(jī)構(gòu)改革、人事任免文件及崗位責(zé)任制。
4、 在審計(jì)工作會或醫(yī)院會議上發(fā)言稿件及會議的主要文件。
5、 其它與審計(jì)有關(guān)的檔案。
          第十一條  審計(jì)案卷內(nèi)的文件材料排列規(guī)則和順序如下：
1、 正件在前、附件在后。
2、 定稿在前、修改稿在后。
3、 批得有前，請求在后。
4、 重要文件材料在前，次要文件材料在后。
5、 匯總性材料在前，基礎(chǔ)性材料在后。
          第十二條  審計(jì)檔案的保管期限按審計(jì)項(xiàng)目案卷的保存價(jià)值確定，分為永久、長期、短期三種。
          第十三條  審計(jì)檔案的密級及保密期限應(yīng)按卷內(nèi)文件的最高密級確定，一般永久性檔案定為絕密級，長期性檔案定為機(jī)密級，短期性檔案定為秘密級，并在檔案卷封面上作出標(biāo)識。
          第十四條  查閱審計(jì)檔案，一般限定在審計(jì)處內(nèi)部。如有特殊情況需要查閱、借出或要求出具審計(jì)檔案證明的，需要經(jīng)審計(jì)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。
    第十五條  審計(jì)檔案的銷毀，由審計(jì)處根據(jù)保管期限提出銷毀意見，與醫(yī)院檔案部門共同鑒定和清點(diǎn)核對，編制造內(nèi)審檔案銷毀清冊，經(jīng)審計(jì)處負(fù)責(zé)人審核、醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。銷毀時(shí)，審計(jì)處派人監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名或蓋章。審計(jì)檔案銷毀清單（冊）要永久保存。
    第十六條  本制度由審計(jì)處負(fù)責(zé)解釋。
    第十七條  本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
 
 
 
                                                                   2012-09-12